وظائف العملية الادارية - التخطيط
وظيفة التخطيط للإدارة
يعني التخطيط التطلع إلى الأمام وتحديد
مسارات العمل المستقبلية التي يجب اتباعها. إنها خطوة تحضيرية. إنه نشاط منهجي
يحدد متى وكيف ومن سيقوم بأداء وظيفة معينة. التخطيط هو برنامج مفصل بخصوص مسارات
العمل المستقبلية.
لقد قيل بحق "لقد تم إنجاز نصف
الخطة". لذلك يأخذ التخطيط في الاعتبار الموارد البشرية والمادية المتاحة
والمرتقبة للمنظمة من أجل الحصول على تنسيق فعال ومساهمة وتعديل مثالي. إنها وظيفة
الإدارة الأساسية التي تشمل صياغة واحدة أو أكثر من الخطط التفصيلية لتحقيق
التوازن الأمثل للاحتياجات أو المطالب مع الموارد المتاحة.
وفقًا لأوريك ، "التخطيط هو استعداد
عقلي لفعل الأشياء بطريقة منظمة ، والتفكير قبل التصرف والتصرف في ضوء الحقائق
بدلاً من التخمينات". التخطيط هو تحديد أفضل بديل من بين أمور أخرى لأداء
وظائف إدارية مختلفة من أجل تحقيق أهداف محددة مسبقًا.
وفقًا لـ Koontz & O’Donell ، "التخطيط يقرر مقدمًا ما يجب القيام به ،
وكيفية القيام به ، ومن يقوم بذلك. التخطيط يسد الفجوة بين المكان الذي نحن فيه ،
والمكان الذي نريد الذهاب إليه. إنه يجعل من الممكن حدوث أشياء لا تحدث لولا ذلك
".
خطوات وظيفة التخطيط
تتضمن وظيفة التخطيط للإدارة الخطوات
التالية: -
1- تحديد الأهداف
يتطلب التخطيط نهجا نظاميا.
يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف والغايات المراد
تحقيقها.
توفر الأهداف الأساس المنطقي للقيام بأنشطة
مختلفة وكذلك تشير إلى اتجاه الجهود.
علاوة على ذلك ، تركز الأهداف انتباه
المديرين على النتائج النهائية التي يتعين تحقيقها.
في الواقع ، توفر الأهداف نواة لعملية
التخطيط. لذلك ، يجب تحديد الأهداف بلغة واضحة ودقيقة لا لبس فيها. وإلا فإن
الأنشطة المضطلع بها ستكون غير فعالة.
بقدر الإمكان ، يجب تحديد الأهداف من الناحية
الكمية. على سبيل المثال ، عدد الرجال العاملين ، والأجور الممنوحة ، والوحدات
المنتجة ، وما إلى ذلك ولكن لا يمكن تحديد هذا الهدف من الناحية الكمية مثل أداء
مدير مراقبة الجودة ، وفعالية مدير شؤون الموظفين.
يجب تحديد هذه الأهداف من الناحية النوعية.
ومن ثم يجب أن تكون الأهداف عملية ومقبولة
وقابلة للتطبيق وقابلة للتحقيق.
2- إنشاء مباني التخطيط
مباني التخطيط هي افتراضات حول الشكل الحيوي
للأحداث في المستقبل.
هم بمثابة أساس للتخطيط.
يهتم إنشاء مباني التخطيط بتحديد المكان الذي
يميل فيه المرء إلى الانحراف عن الخطط الفعلية وأسباب هذه الانحرافات.
هو معرفة العقبات الموجودة في طريق العمل
أثناء سير العمليات.
يهتم إنشاء مباني التخطيط باتخاذ مثل هذه
الخطوات التي تتجنب هذه العقبات إلى حد كبير.
قد تكون مباني التخطيط داخلية أو خارجية.
يتضمن الداخلي سياسة استثمار رأس المال ، وإدارة علاقات العمل ، وفلسفة الإدارة ،
وما إلى ذلك. في حين أن العوامل الخارجية تشمل التغييرات الاجتماعية والاقتصادية
والسياسية والاقتصادية.
المباني الداخلية خاضعة للسيطرة بينما
الخارجية غير قابلة للسيطرة.
3- اختيار مسار بديل للعمل
عندما تكون التوقعات متاحة ويتم إنشاء أماكن
العمل ، يجب النظر في عدد من الإجراءات البديلة.
لهذا الغرض ، سيتم تقييم كل بديل من خلال
الموازنة بين إيجابياته وسلبياته في ضوء الموارد المتاحة ومتطلبات المنظمة.
يجب فحص مزايا وعيوب وعواقب كل بديل قبل
اتخاذ القرار.
بعد التقييم الموضوعي والعلمي ، يتم اختيار
البديل الأفضل.
يجب على المخططين الاستعانة بتقنيات كمية
مختلفة للحكم على ثبات البديل.
4- صياغة الخطط المشتقة
الخطط المشتقة هي الخطط الفرعية أو الخطط
الثانوية التي تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
سوف تتدفق الخطط الثانوية من الخطة الأساسية.
تهدف هذه إلى دعم وتسريع تحقيق الخطط الأساسية.
تتضمن هذه الخطط التفصيلية السياسات
والإجراءات والقواعد والبرامج والميزانيات والجداول الزمنية وما إلى ذلك. على سبيل
المثال ، إذا كان تعظيم الربح هو الهدف الرئيسي للمؤسسة ، فستتضمن الخطط المشتقة
تعظيم المبيعات وتعظيم الإنتاج وتقليل التكلفة.
تشير الخطط المشتقة إلى الجدول الزمني وتسلسل
إنجاز المهام المختلفة.
5- تأمين التعاون
بعد تحديد الخطط ، من الضروري أن تأخذ
المرؤوسين أو أولئك الذين يتعين عليهم تنفيذ هذه الخطط بسرية.
الأغراض من وراء منحهم الثقة هي: -
قد يشعر المرؤوسون بالدوافع لأنهم يشاركون في
عملية صنع القرار.
قد تكون المنظمة قادرة على الحصول على
اقتراحات قيمة وتحسين في صياغة وتنفيذ الخطط.
كما سيكون الموظفون أكثر اهتمامًا بتنفيذ هذه
الخطط.
6- متابعة / تقييم الخطط
بعد اختيار مسار عمل معين ، يتم تنفيذه.
بعد المحدد تم تنفيذ الخطة ، من المهم تقييم
فعاليتها.
يتم ذلك على أساس التعليقات أو المعلومات
الواردة من الإدارات أو الأشخاص المعنيين.
يتيح ذلك للإدارة تصحيح الانحرافات أو تعديل
الخطة.
تنشئ هذه الخطوة رابطًا بين وظيفة التخطيط
والتحكم.
يجب أن تسير المتابعة جنبًا إلى جنب مع تنفيذ
الخطط بحيث يمكن جعل الخطط المستقبلية أكثر واقعية في ضوء الملاحظات المقدمة.
رابط قناتي
على يوتيوب
https://www.youtube.com/c/HR4ALLcourses/videos
تعليقات
إرسال تعليق